В современном гостиничном бизнесе управление IT-инфраструктурой играет одну из ключевых ролей в обеспечении бесперебойной работы и высокого уровня обслуживания гостей. Тем не менее, многие отели оказываются заложниками устаревших технологий, ненужных сервисных подписок и непродуманного подхода к IT-затратам. В итоге, ежегодно из бюджета уходит десятки тысяч долларов, которые могли бы быть направлены на развитие и улучшение гостевого опыта. Рассмотрим, каким образом отелю удается «терять» $50,000 и даже больше ежегодно, и что можно сделать, чтобы остановить этот поток ненужных расходов. Часто встречается ситуация, когда руководитель отеля принимает на веру заявления поставщиков IT-услуг или прежних управляющих, не проводя тщательного анализа текущих расходов.
Многие подписки и договоры автоматически продлеваются, и об этом никто не вспоминает, несмотря на то, что некоторые услуги давно перестали использоваться или никогда не приносили практической пользы. Например, наличие дополнительных резервных интернет-каналов может восприниматься как жизненная необходимость, хотя уже несколько основных ADSL-линий обеспечивают достаточную стабильность связи. В таких случаях отель переплачивает десятки тысяч долларов ежегодно без каких-либо реальных преимуществ. Технологии развиваются очень быстро, и то, что было актуально несколько лет назад, сегодня может выглядеть устаревшим и дорогостоящим решением. Например, устаревшая телефонная система, приобретенная несколько лет назад, может требовать значительных затрат на обслуживание и обладать ограниченными функциональными возможностями.
В то же время современные облачные решения предоставляют гораздо более широкий спектр функций по существенно меньшей цене. Однако, многие гостиницы продолжают использовать старые системы просто из-за страха что-то менять или из-за отсутствия понимания альтернативных вариантов. Еще одним распространенным источником ненужных расходов являются программные лицензии. Очень часто сотрудники отеля оснащаются премиальными лицензиями на ПО, которые включают в себя дополнительные функции, не используемые в повседневной работе. По сути, это аналог покупки билетов первого класса там, где достаточно эконом-класса — простой способ для поставщиков зарабатывать сверх нормы.
Без регулярного аудита программного обеспечения такие излишества остаются незамеченными и продолжают увеличивать счета. Печать документов — зона, в которой многие не задумываются о лишних затратах. По умолчанию многие принтеры настроены на цветную печать, хотя большинство внутренних документов, таких как отчеты для персонала, расписания и служебные записки, вполне можно печатать в черно-белом формате. Цветная печать стоит заметно дороже, и если объем документов велик, переплата становится значительной. Переключение устройств на экономичный режим и внедрение корпоративных правил печати могут автоматически уменьшить эти расходы.
Ещё одна серьезная проблема — забытые или неиспользуемые подписки на программное обеспечение и сервисы. Очень часто сотрудники тестируют новый софт триальный период, который после завершения становится платным, а об этом забывают, ведь доступ никто не отменял. Также бывшие сотрудники могут оформлять подписки, которые остаются активными и оплачиваются из бюджета отеля. Такое «скрытое» списание денег чаще всего обнаруживается лишь при тщательном анализе отчетов об операционных расходах, что требует времени и внимания. Многие руководители отелей также не используют свои права по договору обслуживания, например, не требуют компенсации за нарушения условий SLA (соглашения о уровне сервиса).
При сбоях в работе интернета, прогрессивного управления системой или телефонии, отель может получить компенсацию, однако без отслеживания и своевременной подачи требований деньги просто теряются. Это своего рода бесплатные деньги, которые можно вернуть, но о них часто забывают из-за деловой суеты и отсутствия знаний о таких возможностях. Основной причиной таких ошибок и неоптимальных трат является занятость управленцев и отсутствие специальной подготовленности в области IT. Генеральным менеджерам и директорам по эксплуатации приходится балансировать между ежедневными операционными задачами и стратегическим развитием бизнеса, и у них просто нет времени углубляться в сложные технические детали и пересматривать привычные договоры. Партнеры по IT же рационально пользуются этим, продлевая контракты и предлагая услуги с максимальной маржой.
Оптимизация IT-бюджета в отеле — обязательный этап повышения эффективности бизнеса. Для начала необходимо провести полный аудит всех IT-расходов. Желательно привлечь специалиста с опытом работы в гостиничном секторе, который сможет выявить избыточные услуги, некорректно подобранные тарифы и устаревшие решения. Благодаря грамотному анализу можно быстро избавится от ненужных подписок, отказаться от переизбыточных лицензий и подобрать современные альтернативы аппаратному оборудованию. Последовательная и системная оптимизация позволяет в среднем экономить от 15% до 35% годового IT-бюджета без ущерба для качества обслуживания и безопасности.
Эта сумма может быть значительно больше, если речь идет о крупных гостиничных комплексах с большими IT-потребностями. Освобожденные средства можно использовать не только для модернизации технологий, но и для маркетинговых кампаний, улучшения условий для сотрудников, обновления общих зон или увеличения финансовых показателей бизнеса. Не менее важно помнить, что IT-рынок постоянно развивается, появляются новые предложения и решения. Регулярный пересмотр имеющихся соглашений и возможностей становится залогом конкурентоспособности в условиях жесткой отраслевой конкуренции. Отель, который не следит за своими IT-расходами, рискует оказаться со сваливющим на нем финансовым бременем и отстать по уровню технического оснащения.
В итоге, каждый отель, вне зависимости от размера и географии, может обнаружить у себя значительные резервы для экономии в сфере IT-затрат. Важно не бояться задавать вопросы и регулярно анализировать все статьи расходов. Даже один простой вопрос «Действительно ли эта услуга необходима нам?» способен открыть глаза на масштаб проблемы и привести к значительной экономии. Управление IT-бюджетом не должно оставаться в тени и восприниматься как нечто сложное и далекое от основной деятельности отеля. Внедрение системного подхода и привлечение профессионалов позволят не только уверенно контролировать расходы, но и обеспечат постоянное улучшение технологической инфраструктуры, что в конечном итоге позитивно скажется на имидже, безопасности и финансовой стабильности гостиницы.
В современном быстро меняющемся мире, где каждая копейка на счету, отели должны перестать «кровоточить» от необдуманных IT-расходов и начать использовать свою технологическую инфраструктуру максимально эффективно. Только так можно обеспечить устойчивый рост, повысить лояльность гостей и выиграть в конкурентной борьбе.
