Электронный чек, или e-paragon, – это современная форма подтверждения покупки, которая постепенно вытесняет традиционные бумажные чеки в розничной торговле и сфере услуг в Польше. Эта инновация не просто удобна и экологична, но также отвечает современным требованиям безопасности и прозрачности ведения предпринимательской деятельности. В последние годы законодательство Польши значительно продвинулось в сторону цифровизации финансовой отчетности и налогообложения, что связано с обязательным внедрением кассовых аппаратов онлайн и системы электронных чеков. В данной статье мы подробно рассмотрим, что такое электронный чек, как он работает, кто обязан его выдавать, а также когда и почему он стал и станет обязательным инструментом для польских предпринимателей. Электронный чек – это своеобразный цифровой аналог традиционного бумажного чека.
По своей юридической силе он полностью эквивалентен бумажному аналогови и служит подтверждением совершения товарной или услугой сделки. Его основное отличие – отсутствие физической формы, вместо этого подтверждение покупки сохраняется в цифровом формате и передается покупателю через электронные каналы, чаще всего по электронной почте, через SMS или мобильные приложения. Такая форма предоставляет неоспоримые преимущества в удобстве хранения и быстрой передаче информации, избавляя от необходимости сохранять объемные бумажные чеки. Для обеспечения безопасности и подлинности электронного чека ключевым является использование онлайн-касс, которые интегрированы с Центральным Репозиторием Кас (CRK). При оформлении продажи информация о транзакции не только сохраняется в памяти самого кассового аппарата, но и автоматически шифруется и передается в централизованное хранилище.
Это исключает возможность подделки данных и гарантирует достоверность документа для целей отчетности и контроля. Данный механизм играет важную роль в обеспечении налоговой дисциплины, снижении налоговых преступлений и повышении прозрачности бизнеса. Первые законодательные инициативы, регулирующие применение электронных чеков, появились в Польше еще в 2020 году. Именно тогда через поправки в Закон о налоге на добавленную стоимость (НДС) цифровые чеки получили юридическое признание наравне с бумажными. Однако изначально выдача электронных чеков была добровольной услугой, предоставляемой клиентам по их желанию.
Ключевым условием является получение согласия покупателя на получение документа в электронной форме, обычно выражаемого через предоставление адреса электронной почты, номера телефона или иным способом, позволяющим отправить электронный чек. С 1 января 2025 года в Польше вступают в силу новые регуляции, предусматривающие расширение и ужесточение требований к использованию кассовых аппаратов и электронных чеков. В частности, владельцы онлайн-касс будут обязаны предоставлять клиентам возможность получения чеков именно в электронной форме. Нововведение направлено на более широкое внедрение цифровых технологий в торговле и уменьшение использования бумажных носителей. Помимо этого, будет внедрен специальный телекоммуникационный механизм — так называемый HUB парогановый, через который чеки будут обмениваться между кассами, налоговыми органами и покупателями в автоматическом и централизованном режиме.
Для предпринимателей такие изменения означают необходимость адаптации к новым техническим требованиям. Использование онлайн-касс с поддержкой интеграции с Центральным Репозиторием Кас и HUB станет обязательным условием для легального ведения торговли с 2025 года. В связи с этим, предприниматели должны заранее позаботиться об обновлении оборудования и программного обеспечения, а также о обучении персонала для правильного и своевременного оформления электронных чеков. Важно понять, кто именно обязан выдавать электронные чеки. Законодательство устанавливает, что все предприниматели, которые продают товары либо предоставляют услуги физическим лицам, не ведущим хозяйственную деятельность, а также сельскохозяйственным плательщикам в упрощенной системе налогообложения, должны организовать выдачу чеков в электронной форме с 1 января 2025 года в случае использования онлайн-касс.
Требование распространяется на широкий спектр отраслей, начиная от розничной торговли и ресторанного бизнеса и заканчивая услугами бытового обслуживания. Однако тем предпринимателям, которые не используют онлайн-кассы, выдача e-paragonов пока не является обязательной. Процесс оформления электронного чека строится на обязательной регистрации продажи на специальном кассовом аппарате, работающем в онлайн-режиме и имеющем соответствующую техническую homologację (лицензию). При пользователе выдается либо сканируемый QR-код, либо электронный файл, который затем автоматически передается в центральное хранилище и одновременно направляется клиенту по предварительно указанному электронному адресу. Для клиента это означает максимальное удобство.
Вместо того чтобы хранить громоздкие бумажные чеки или рисковать их потерять, он получает надежное и юридически значимое подтверждение покупки в электронном виде, доступное в любое время. Хотя электронные чеки похожи на электронные счета-фактуры (e-faktura), их цели и содержание существенно отличаются. Электронные чеки предназначены для подтверждения розничной продажи товаров и услуг физическим лицам, и включают минимальный объем информации, необходимой для идентификации транзакции: дату, сумму, наименование товаров или услуг. В то же время электронные счета-фактуры используются в бухгалтерии и налоговом учете, имеют более детализированную структуру и должны содержать сведения о покупателе и продавце, подробное описание услуг и товаров, а также налоговые ставки и суммы НДС. Они обязательны при расчетах между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями.
Внедрение электронных чеков способствует оптимизации бухгалтерского учета и упрощает документооборот, снижая рутинные процессы и возможность ошибок, связанных с бумажными носителями. Благодаря автоматической передаче данных в налоговые органы упрощается контроль и уменьшается административная нагрузка. При этом покупатель получает гарантированное подтверждение сделки, необходимое для возврата товара или гарантийного обслуживания. Для многих предпринимателей переход на электронные чеки связан с определенными трудностями, включая технические, организационные и финансовые аспекты. Необходимо выбирать сертифицированное оборудование, интегрировать программное обеспечение с существующими системами учета, а также обучать сотрудников новым процедурам.
Однако в долгосрочной перспективе польза от цифровизации очевидна: повышение прозрачности бизнеса, оптимизация работы и улучшение коммуникации с клиентами. В целом, электронный чек в Польше – это важный шаг на пути цифровизации налоговой системы и торговой сферы. Он не только повышает удобство покупателей, но и обеспечивает эффективный контроль со стороны государственных структур. Переход к обязательному использованию электронных чеков с 2025 года является продолжением государственной политики в сфере внедрения современных технологий и улучшения бизнес-среды. Предприниматели должны учитывать эту тенденцию и своевременно адаптировать свои процессы для успешной работы на современном рынке.
Если у вас возникают вопросы по поводу внедрения электронных чеков или вы не уверены, требуется ли вашему бизнесу онлайн-касса для выпуска e-paragonów, рекомендуется обратиться к специалистам в сфере налогового и бухгалтерского учета. Специализированные налоговые бюро и бухгалтерские компании оказывают профессиональную поддержку по техническим аспектам и нормативному регулированию, помогая избежать штрафов и снизить эксплуатационные риски. Воспользовавшись консультацией, вы сможете безболезненно внедрить электронные чеки и обеспечить соответствие бизнеса новым требованиям законодательства.
