В эпоху цифровизации все больше процессов переходят в онлайн, и сфера розничных продаж не стала исключением. Одним из важнейших документов при сделках с потребителями остаётся чек — подтверждение покупки, гарантирующее права потребителя и регистрацию операций для налоговых органов. В Польше активно развивается цифровизация фискальных документов, среди которых особое внимание уделяется электронному чеку (e-парагону) и электронной версии чека. Несмотря на то что эти понятия кажутся схожими, между ними существует существенная разница, которую важно понимать и продавцам, и покупателям. Традиционные бумажные чеки, привычные для потребителей, постепенно отходят на второй план в связи с возрастающей популярностью онлайн-торговли и внедрением новых технологий в кассовое оборудование.
В частности, современные кассы бывают нескольких типов: с бумажным копированием, с электронным копированием, онлайн-кассы и виртуальные кассы. Первые два типа уже не доступны к закупке, что отражает тенденцию к переходу на кассы с передачей данных через интернет в режиме реального времени. Это делает возможным появление новых форм фискальных документов, таких как электронный чек, не только в бумажной, но и в цифровой форме. Электронная версия чека – это, по сути, цифровое отображение классического бумажного чека, которое может быть передано покупателю по электронной почте, через смс или специализированные приложения. Главное требование — предоставление документа в формате, исключающем любые изменения или корректировки со стороны получателя.
Такая версия чека часто сохраняется в виде не редактируемого изображения или PDF-файла. Однако именно из-за отсутствия строгой структурированности данных в формате электронного документа налоговые органы не всегда признают такие файлы эквивалентом настоящих электронных фискальных документов. Различие между электронной версией чека и электронным чеком (e-парагоном) играет ключевую роль с точки зрения законодательства и налоговой отчетности. В польском законодательстве электронный чек определяется как документ в электронной форме, созданный и сохранённый в памяти онлайн-кассы и переданный в Центральное хранилище кассовых данных Министерства финансов. Такой чек представляет собой структурированный набор данных, позволяющий проводить автоматизированный контроль и обработку информации налоговыми органами.
Это обязательное условие для признания чека полноценным цифровым фискальным документом с юридической силой. В настоящее время электронные чеки могут выдаваться только через онлайн-кассы и виртуальные кассы, которые взаимодействуют с Центральным хранилищем в реальном времени. Это обеспечивает полную прозрачность и безопасность оборота фискальных документов, исключая возможность фальсификации данных. Организация процесса передачи и хранения электронных чеков находится под контролем государства, что создаёт дополнительные гарантии как для предпринимателей, так и для покупателей. С недавних пор в Польше приступают к внедрению системы HUB Paragonowy — централизованной платформы для сбора, хранения и распространения электронных чеков.
Благодаря этому покупатели получат возможность в одном месте хранить и получать все чеки, выписанные различными продавцами. Такая унификация и стандартизация существенно упрощают учёт расходов и взаимодействие с налоговыми органами. Для безопасности потребителей предусматривается анонимная идентификация через уникальные идентификаторы, что исключает необходимость передачи персональных данных при запросах чеков. Развитие цифровизации фискальных документов напрямую связано с улучшением процессов работы предпринимателей. Снижаются издержки на бумажное администрирование, сокращается вероятность ошибок при оформлении документов, автоматизируются процедуры отчетности.
Кроме того, такие новшества повышают удобство для покупателей, которые могут хранить чеки в электронном виде, не опасаясь их потери или повреждения. Важной задачей при внедрении электронных чеков остаётся обеспечение их юридической силы. Как уже упоминалось, электронный чек должен иметь структуру, соответствующую техническим нормам и храниться в защищённой среде самой кассы и Центральном репозитории. Электронные версии классических чеков, передаваемые в формате изображения, не могут заменить полноценный e-парагон, однако их использование допускается при согласии обеих сторон как удобный способ предоставления подтверждения приобретения. С 15 сентября 2023 года в законодательстве Польши планируется обновление правил относительно передачи электронных чеков.
Ожидается, что теперь будет разрешено предоставлять электронные чеки через систему, управляемую налоговым ведомством, без необходимости указания персональных данных покупателей. Это станет очередным шагом на пути к электронному бизнесу без бумаг и упростит администрирование для предпринимателей. Для успешной работы с электронными чеками важно, чтобы предприниматели понимали специфику работы с современными кассовыми аппаратами и программным обеспечением. Им необходимо адаптировать внутренние процессы, включая согласование способов передачи чеков с покупателями, обеспечение технической готовности кассового оборудования и обучение персонала. Также актуальны вопросы взаимодействия с внешними приложениями и интеграции с государственными сервисами для передачи данных по фискальным операциям.
Потребителям полезно знать, что они сохраняют право на получение бумажного чека, даже если продавец использует онлайн-кассы и предлагает электронные формы. Электронные чеки и их версии создают дополнительные возможности, но не отменяют традиционную форму получения документа. В будущем, с развитием государственных цифровых сервисов и появлением специального приложения от Министерства финансов, покупатели смогут удобно и безопасно получать все чеки в цифровом виде без дополнительных усилий. В итоге, электронный чек (e-парагон) и электронная версия чека — не синонимы, а разные формы фискальных документов с отличиями в структуре, способах создания, передаче и юридическом статусе. Электронная версия – это цифровое копирование классического чека, а e-парагон – официальный электронный документ, интегрированный с национальной системой учёта продаж.
На фоне изменений в законодательстве и технологическом прогрессе, Польша движется к всеобъемлющей цифровой экосистеме фискальных документов. Это принесет пользу налоговым органам, бизнесу и потребителям, сделав процесс оформления покупок прозрачнее, быстрее и проще. Важно следить за изменениями, регулярно обновлять бизнес-процессы и пользоваться возможностями, которые дают современные технологии для улучшения продаж и обслуживания клиентов.
