В современном бизнесе эффективное управление складской логистикой и производственными процессами невозможно представить без использования специализированной техники, такой как вилочные погрузчики, электрические штабелеры и иные средства подъема и перемещения грузов. Однако, приобретая или эксплуатируя такую технику, каждой компании важно строго соблюдать установленные законодательством требования, в числе которых наличие и ведение обязательных документов. Знание того, какие документы необходимо иметь и как правильно их оформлять, — залог соблюдения норм безопасности, обеспечения надежной работы оборудования и минимизации рисков административной ответственности. Первым и самым главным документом, без которого невозможна легальная эксплуатация любого погрузочного средства, является сертификат соответствия. Этот документ, оформляемый производителем техники на этапе ее выпуска, содержит полную информацию о технических характеристиках, типе двигателя, весовых параметрах и иных ключевых данных машины.
Сертификат подтверждает, что данное устройство соответствует всем нормам и стандартам, действующим как на национальном, так и на европейском уровне. Его отсутствие или аннулирование влечет запрет на использование оборудования в работе и может стать основанием для наложения штрафных санкций. Важно помнить, что сертификат соответствия становится недействительным, если в погрузчик были внесены технические изменения, не согласованные с производителем. Поэтому любые доработки или модификации необходимо согласовывать и зафиксировать официально. Следующим важным документом является руководство по эксплуатации техники.
Оно поставляется производителем вместе с погрузчиком и содержит исчерпывающую информацию, необходимую операторам для правильной и безопасной работы с оборудованием. Руководство включает правила использования, рекомендации по техническому обслуживанию, а также меры предосторожности при эксплуатации. Хранение этого документа в свободном доступе для сотрудников является обязательным, хотя нет требования иметь его непосредственно на погрузчике. Тем не менее, возможность быстрого ознакомления с руководящими материалами повышает уровень безопасности на рабочем месте и снижает вероятность аварийных ситуаций. Еще одним ключевым обязательным документом является паспорт технического обслуживания, часто называемый также журналом или carnet de maintenance.
С 2005 года установлена обязанность для всех предприятий, эксплуатирующих вилочные погрузчики и схожую технику, вести и регулярно обновлять такой документ для каждого объекта техники. В этом журнале детально фиксируются все работы по техническому обслуживанию: плановые проверки, ремонты, замены деталей, результаты периодических испытаний и Верификация Генеральной Периодической проверки (ВГП). Ведение и сохранение такого паспорта призвано обеспечить прозрачность технического состояния техники и помочь своевременно выявлять любые неисправности. Журнал технического обслуживания должен содержать исчерпывающую информацию об идентификации конкретного погрузчика, включая серийный номер, модель, дату выпуска и дату последнего сервисного обслуживания. Каждая проведенная операция фиксируется с указанием даты, характера работ, подписями технических специалистов или ответственных лиц, а также при необходимости ссылками на использованные запасные части.
Этот документ является обязательным для предоставления представителям инспекции труда, службы охраны труда и других контролирующих организаций. Его отсутствие или неподдержание в актуальном состоянии может привести не только к административным взысканиям, но и создать предпосылки для несчастных случаев на производстве. Для удобства современных предприятий происходят процессы цифровизации и автоматизации документооборота. В настоящее время существует программное обеспечение, позволяющее вести журнал технического обслуживания в электронной форме. Такие платформы дают возможность централизованно управлять учитываемой техникой, хранить все данные об интервалах, проведенных работах и результатах проверок на одном ресурсе, а также быстро формировать отчеты для внешних и внутренних проверок.
Использование электронных журналов значительно повышает эффективность администрирования парка складской техники и снижает вероятность человеческой ошибки. Важно также учитывать, что каждый вид погрузочной техники, будь то электрический штабелер, дизельный вилочный погрузчик, трансбортер или ричтрак, подлежит обязательному учету и документообороту. Независимо от того, новая техника была приобретена или используется б/у, наличие всех перечисленных документов обязательно. Это диктует не только требования законодательства, но и общие правила охраны труда, повышающие безопасность операторов и окружающих работников. Приобретая погрузчик с рук, обязательно уточняйте наличие и подлинность сертификата соответствия, наличие руководства по эксплуатации и актуальности карнетса технического обслуживания.
Отсутствие любого из этих документов может стать серьезным препятствием для легального использования техники и повлечь дополнительные расходы на восстановление документации или настройку оборудования. Кроме того, существует практика ведения регистра безопасности, в котором помимо данных о техническом обслуживании сохраняются результаты ВГП – периодических проверок, обязательных для устойчивой и безопасной работы оборудования. Эти проверки включают детальный осмотр состояния ключевых компонентов техники, оценку прочности и функционирования систем безопасности и выявление потенциальных проблем. Отчеты по ВГП тоже требуется хранить вместе с паспортом обслуживания, что обеспечивает комплексный контроль за техническим состоянием и безопасностью машин. Правильная организация документального сопровождения погрузочной техники – это не только требование закона, но и залог поддержания высокого уровня производительности и безопасности на предприятии.
Регулярный контроль, своевременное техническое обслуживание и наличие всех необходимых документов существенно сокращают риски простоев, аварий и связанных с ними финансовых потерь. Помимо этого, соблюдение норм способствует формированию положительной репутации компании, что важно при взаимодействии с клиентами и проверяющими органами. Итогом можно назвать то, что владелец или ответственный пользователь погрузочной техники обязан иметь при себе или обеспечивать доступ к следующим документам: сертификат соответствия оборудования, руководство по эксплуатации и актуальный carnet de maintenance с внесенными в него записями о проведенных работах и ВГП. При этом обязательным условием является подлинность, актуальность и соответствие всех документов реальному состоянию техники. Внедрение современных цифровых инструментов только упрощает эту задачу, позволяя быстро получать нужную информацию и сохранять всю необходимую документацию в одном месте.
Таким образом, каждая компания, инвестирующая в погрузочную технику или обновляющая парк, должна уделять внимание вопросам организации и ведения документации, строго следить за техническим состоянием оборудования и процедурой его эксплуатации. Выполнение законодательных требований гарантирует безопасность труда, предотвращает штрафы и способствует бесперебойной работе предприятия. В конечном счете грамотное управление документацией – ключевой фактор успешного и безопасного ведения производственной деятельности, связанной с использованием вилочных погрузчиков и подобных устройств.
